A importância do uso da auditoria de frete

destaque Jun 05, 2020

Uma questão que ronda o universo dos profissionais de gestão de compras e logística é de como reduzir os custos desta área. Sabe-se que não existe uma única forma para se alcançar um bom resultado ele é alcançado devido uma junção de fatores. Porém um dos mecanismos mais eficazes para se chegar onde se deseja é a realização da auditoria de frete.

A auditoria tem ação direta na gestão de valores e quando monitorada de forma correta pode levar a uma redução de custos. Uma boa gestão de fretes ajuda a otimizar os custos das operações logísticas e também torna a área mais eficiente. Com isso, é possível melhorar os resultados financeiros da empresa como um todo.

Mas o que é essa auditoria? Qual a sua importância? Como realizá-la com eficiência? Vamos juntos entender qual é a forma correta de utilizar esse sistema.

A auditoria de frete consiste em uma investigação cuidadosa dos processos internos de uma empresa, como a conferência das faturas enviadas pelos transportadores, por exemplo. O objetivo é identificar divergências como erros e duplicidades, ou a cobrança de serviços que não foram prestados pela transportadora. Além de verificar se as normas de trabalho estão sendo cumpridas, o uso desse sistema auxilia na identificação de anomalias e ineficiências nos processos.

Uma transportadora que não realiza nenhum tipo de auditoria de frete corre o risco de prejudicar o seu orçamento e pode estar encobrindo problemas financeiros que, quando percebidos, podem ser irreversíveis.

Ou seja, a auditoria de frete é uma forma de validar os valores que estão sendo cobrados, em comparação ao que foi negociado com os fornecedores dos serviços de transporte.

Sendo assim, além de identificar incongruências e falhas nas operações, a auditoria oferece a oportunidade de correção de erros, otimização do trabalho a médio e longo prazo e ainda proporciona um melhor relacionamento com fornecedores, clientes e transportadoras. Essa atividade deve ser realizada diariamente e para melhor desempenho contar com uma plataforma específica para gestão de frete, que reunirá diferentes informações e permitirá controlar as operações. O uso da tecnologia nesta atividade é indispensável, auxilia na redução de possibilidade de erros, também  facilita na hora da contratação da transportadora, simula cálculos, valida o histórico e controlar os gastos.

Quando começam uma operação, muitos empreendedores se dedicam a programar e a executar a prestação dos serviços. Afinal, a atividade logística tem prazo e a agilidade nas entregas é um diferencial para conquistar clientes.

No entanto, embora muitas vezes não receba a devida atenção, vale lembrar que a avaliação posterior das atividades é tão importante quanto o planejamento prévio. Afinal, essa é uma importante fonte de informação sobre o andamento do negócio.

Veja alguns benefícios que a auditoria de frete proporciona para qualquer empresa:

Controle centralizado dos processos: Contando com uma plataforma para a gestão de frete, a empresa reúne em uma única base todas as informações e poderá, a partir delas, controlar todas as operações, incluindo a liberação de pagamentos. Esse controle também facilita a contratação das transportadoras, ajuda a tomar decisões mais bem fundamentadas e agiliza os processos.

Análise mais precisa das informações: Com tecnologia apropriada, é possível analisar e mensurar os dados com probabilidades mínimas de erros. A empresa pode analisar o histórico de fretes, simular cálculos de valores e, assim, controlar melhor os gastos em operações futuras. É possível ainda descobrir as melhores transportadoras e integrá-las à rede de sua empresa.

Otimização nas entregas: A auditoria de frete permite aprimorar a gestão de transporte para que as operações sejam efetuadas com mais qualidade (embarque, rota, entrega ao cliente). O nível de eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes podem ser medidos e, caso seja preciso, a auditoria aponta soluções e alternativas para melhorias.

Controle total sobre as finanças: A auditoria de frete vai permitir maior controle financeiro, o que significa mais lucros e mais economia. Com o auxílio dela, será possível o controle de saldos por transportadora, a demonstração dos valores cobrados e a identificação de descontos a que o embarcador tem direito, de itens que não foram negociados ou que foram cobrados diversamente do que registra a tabela.  

Os benefícios que citamos acima, podem ser vistos como os mais básicos atingidos com o uso da auditoria. Porém existem também os benefícios avançados proporcionados à empresa direta ou indiretamente que são:

Roteirização aprimorada (sequenciamento das entregas baseando-se nas melhores rotas disponíveis);

Melhoria dos embarques

Simulação de alternativas logísticas (simulação de novas opções de fretes)

Melhor controle de pátios, janelas de serviços e portarias (a auditoria de frete pode contribuir para que a empresa organize melhor o pátio dos veículos e o processo de coletas e entregas).

Com tudo isso pontuado, fica claro a importância de uma auditoria de frete para a gestão da empresa, principalmente no que se refere ao controle de gastos.

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